Cara Menentukan Proses Bisnis Suatu Sistem

Cara Menentukan Proses Bisnis Yang Efektif

Cara Menentukan Proses Bisnis Yang Efektif – Permintaan untuk dapat mengembangkan proses bisnis akan terus meningkat sesuai dengan kondisi dan situasi yang terus berubah.

Sebuah cara efektif untuk dapat membangun suatu budaya improvement yang akan bekelanjutan di dalam sebuah organisasi adalah dengan melakukan regulasi business process improvements (BPI).

Proses bisnis ini bisa dalam cara yang formal maupun informal serta bisa juga mencakup berbagai variasi dari fungsi bisnis itu sendiri, seperti pada teknologi informasi, pelatihan serta pengembangan karyawan, kepuasan pada layanan pelanggan, dan lain sebagainya.

Dengan catatan “tanpa harus mengurangi pada proses bisnis yang ingin ditingkatkan ” , prosedur dari suatu improvement juga memiliki jalur yang sama dengan fungsi bisnis tersebut. Berikut ini adalah langkah – langkah untuk mendapatkan proses bisnis improvement yang efektif.

Identifikasi Kebutuhan Akan Sebuah Perubahan

Di dalam proses BPI (business process improvements) ialah dengan mengidentifikasi kebutuhan yang akan dilakukan suatu perubahan.

Langkah yang paling efektif untuk dapat menemukan kesempatan improvement tersebut adalah dengan melakukan regulasi pada proses audit.

Audit tersebutlah yang nantinya akan mengidentifikasi isu-isu terkini maupun resiko yang sangat mungkin akan terjadi di dalam organisasi / perusahaan.

Dari hasil audit tersebut akan mampu menentukan area mana yang akan menjadi prioritas untuk dilakukan upaya pengembangan proses bisnis.

Dalam hal ini, harus selalu melakukan review tentang dampak apa yang akan diberikan dari proses pengembangan bisnis tersebut kepada perusahaan / organisasi, sumber daya serta juga para stakeholders (karyawan, pelanggan, pelajar, rekanan, suppliers, dan lain sebagainya) .

Identifikasi Kebutuhan Untuk Proses Bisnis

1. Wawancara peserta pada proses kunci bisnis ?

Tanyakan apakah yang mereka lakukan, dan mengapa mereka melakukannya?
Pastikan informasi dan input lain apakah yang dibutuhkan untuk melakukan setiap pekerjaan.
Identifikasi sumber dari tiap output?
Identifikasi output pada tiap pekerjaan, siapakah penerimanya dan mengapa mereka membutuhkan apa yang mereka terima?

2. Membuat sesi wawancara kelompok serta brainstorming
Gunakan sesi kelompok untuk dapat mengesahkan serta menyaring infirmasi yang sudah di terima setelah mengumpulkan informasi awal mengenai proses dengan melalui wawancara one-on-one. hal ini adalah cara yang baik untuk dapat menghilangkan miskonsepsi dari tiap individual didalam proses.

3. Ringkaskan infromasi yang sudah di terima dan juga distribusikan informasi itu pada peserta pada proses bisnis. Ringkasan itu seharusnya termasuk kedalam partisipan yang sudah di wawancaran dan yang tidak di wawancarai. dan mintalah feedback.

Menganalisa Proses Terkini

Pada saat anda sudah memutuskan proses mana yang akan di kembangkan, yang perlu dilakukan adalah menganalisa prosesur-prosedur yang diterapkan saat ini.

Dengan cara itu kita dapat sepenuhnya memahami semua proses mulai dari A-Z dan juga membuat kebijakan-kebijakan realistis untuk dapat melakukan pengembangan pada bisnis.

Tanpa harus mengurangi tools yang di gunakan untuk dapat melakukan analisa, Anda dapat mempertimbangkan pertanyaan berikut ini :

Proses apa yang tidak berjalan baik ?
Langkah mana yang mengalami hambatan ?
Langkah mana yang membutuhkan waktu lebih lama untuk diselesaikan ?
Langkah mana yang paling menghambat ?
Apakah ada langkah-langkah yang menyebabkan biaya/sumber daya meningkat ?
Apakah ada langkah-langkah yang menyebabkan penurunan kualitas ?

Analisa Kebutuhan Proses Bisnis

Lakukan analisa pekerjaan.
Evaluasi aktifitas yang anda lakukan pada tiap-tiap pekerjaan. Apakah aktifitas itu sudah efisien? Apakah tiap aktifitas/ kegiatan itu difokuskan pada setiap rapat pekerjaan?
Bandingkan hasil dari wawancara individual.
Carilah inkonsistensi yang ada . Contohnya, apakah satu langkah pada suatu proses itu menghasilkan sebuah hal yang tidak diperlukan pada langkah selanjutnya?
Identifikasi output aktifitas serta pekerjaan yang tidak bermanfaat / perlu.
Buatlah sketsa pada proses bisnis dengan berdasarkan pada kebutuhan proses bisnis, yang anda identifikasi dari sesi wawancara serta brainstorming. Bandingkan pada aliran proses dengan flowchart dari proses yang sudah ada. Identifikasi perubahan potensial proses yang berdasarkan pada perbandingan dari aliran proses yang sudah ada dengan aliran proses yang berasal dari kebutuhan proses.

Dapatkan Komitmen dan Dukungan

Di dalam proses BPI ini ialah dengan mengumpulkan komitmen dari para manajemen senior. Hal tersebut dapat menjadi elemen tunggal yang akan sangat penting sebagai suatu ukuran keberhasilan yang bergantung pada dukungan dari para manajemen.

Dalam langkah tersebut kita perlu menjelaskan pentingnya suatu perubahan dan juga bagaimana dampak nya nanti bagi organisasi / perusahaan.

Sehingga akan sangat penting bagi manajemen untuk dapat memahami kebutuhan suatu perubahan yang nantinya akan dapat meyakinkan mereka untuk mendukung rekomendasi-rekomendasi yang sudah di berikan.

Dukungan manajemen merupakan sebuah keharusan pada sebuah proses pengembangan bisnis.

Menciptakan Strategi Pengembangan Bisnis

Pada tahap ini adalah bagaimana mengembangkan strategi untuk dapat pengembangan bisnis. Sangat dianjurkan apabila kita ingin melibatkan proses-proses yang tidak berjalan dengan baik tadi, cari tau apa penyebabnya serta bagaimana proses-proses itu tetap harus ditingkatkan dan yang tidak kalah penting adakah faktor financial serta sumber daya yang diimplikasikan.

Dengan menjawab pertanyaan bagaimana proses itu harus ditingkatkan, maka anda suadah berhasil untuk menemukan suatu cara efektif did alam melakukan pengembangan proses bisnis.

Anda juga dianjurkan untuk dapat menetapkan tujuan-tujuan realistis yang bisa terukur, sejalan dengan tujuan strategis pengembangan bisnis pada keseluruhan.

Sekian dan terima kasih sudah membaca mengenai cara menentukan proses bisnis yang efektif , semoga dapat bermanfaat untuk anda .

[irp]